Nell’era della digitalizzazione di servizi e aziende si stanno facendo strada tantissimi servizi che ci semplificano la vita. Tra questi c’è quello della raccomandata online, un modo di comunicare in forma ufficiale beneficiando della cosiddetta dematerializzazione dei documenti. Cosa si intende con questo termine? Molto semplicemente si fa riferimento alla trasformazione dei documenti da cartacei a digitali, una scelta che oltre a semplificarci la vita comporta una serie di benefici. Vediamo quali sono e perché la raccomandata online per dematerializzazione documenti.
Quante raccomandate cartacee finiscono nel dimenticatoio?
In Italia vengono spedite ogni anno circa 180 milioni di raccomandate ma per farlo si stima che ogni secondo quattro persone si mettano in coda per ritirarle allo sportello o inviarle. Di queste ben 54 milioni vanno a finire in giacenza e oltre la metà di queste non verranno mai ritirate. Come immagini si tratta di un notevole spreco di carta, un consumo eccessivo ed inutile che porta via tempo e denaro e che causa un impatto ambientale considerevole.
Dematerializzazione dei documenti: il significato
Dematerializzare un documento significa evitare tutto questo attraverso una forma sicura, che non comporta sprechi e che riduce a zero i tempi di attesa. Tra le varie forme di dematerializzazione dei documenti ce ne sono tantissime che utilizziamo già come la fattura elettronica, le bollette digitali o gli estratti conto online. La raccomandata online fa parte di questo grande gruppo di documenti dematerializzati che, come abbiamo visto, comportano benefici economici e ambientali degni di nota.
Digitalizzazione ed efficienza delle PA
Peraltro questo strumento è in linea con gli obiettivi definiti dall’Agenda Digitale con cui l’Italia si è impegnata formalmente ad abbattere le barriere digitali, migliorare l’efficienza delle PA e ridurre gli sprechi derivanti dai vecchi sistemi di archiviazione e gestione dei documenti. Questa novità permette di avvicinare i cittadini alle PA semplificando tutti i rapporti diretti ed indiretti e, quindi, snellendo code e attese tipiche del sistema di gestione tradizionale.
La raccomandata online
In particolare la raccomandata online è un servizio che funziona in tutto e per tutto come quella cartacea perché tramite appositi fornitori e provider permette di inviare un documento formalizzando ora e data di invio e di ricezione. La giacenza digitale, quindi, viene azzerata perché l’invio prosegue tramite corrispondenza fisica ma quando l’utente troverà l’avviso di mancato recapito potrà limitarsi a scaricarne il contenuto online.
Il valore della raccomandata online risiede proprio nella possibilità di ritirare l’avviso di giacenza senza recarsi allo sportello attraverso un codice PIN unico che permette di ritirarla online. Il destinatario ha sempre facoltà di decidere se ritirarla in formato digitale oppure presso lo sportello fisico.
Sicura ed efficiente
Ovviamente è un sistema più che sicuro che prevede meccanismi di protezione del contenuto della raccomandata in attuazione dei moderni standard di protezione dei dati sensibili. Si tratta di uno strumento dal medesimo valore legale della raccomandata tradizionale e che si fonda sugli attuali metodi di digitalizzazione e dematerializzazione dei documenti cartacei.
Questa ed altre soluzioni stanno progressivamente cambiando il mercato, la società e le nostre consuetudini in favore di soluzioni a basso impatto ambientale e a costo ridotto. Si tratta di una grande novità che permette di inviare in totale sicurezza tutte le tipologie di documento ottimizzando non solo la vita dei privati ma anche quella delle organizzazioni, delle aziende e delle strutture aperte al pubblico.